Уйти в виртуал

Аренда офиса – вычеркиваем. Сокращение заработной платы – галочка. Командировочные – аут. Повышение продуктивности персонала – да. Эксперты уверяют, что кризис ускорит распространение и повысит популярность виртуальных офисов. За счет экономии, которую сулит данный формат работы.

Через десять минут совещание, а Олег Иваненко, преуспевающий менеджер не менее преуспевающей IT-компании, в тапочках лениво плетется из кухни собственной квартиры в гостиную. Утренний кофе включает мозги. Олег загружает лэптоп. Пару минут… Skype… Приветствие… Живая дискуссия… Через сорок минут господин Иваненко, комфортно устроившись в любимом кресле, вооруженный задачами и информацией о промежуточных итогах реализации проекта, погружается в мир высоких технологий. Ни суеты, ни спешки, ни незваных гостей. Все коллеги под рукой (в ICQ, QIP или на корпоративном форуме) и практически бессловесны.

Нужен отчет из офиса в Донецке – три строки в месседжере, и его тут же выкладывают на ftp-server компании, совет коллеги из Москвы – виртуально-реальное десятиминутное общение в Skype – и порядок.

И никаких пробок по дороге на работу, командировок для межофисных проектных совещаний, внутрикорпоративных передряг… Да и успеваешь в спокойной обстановке гораздо больше.

Все достаточно просто. Но до сих пор работают по такой схеме и экономят на содержании офиса лишь немногие. Пеняют на риски: сложность контроля за работой сотрудников, недостаток прямой коммуникации (отсутствие чувства «плеча товарища» и работы единой сплоченной команды), что вполне может повлечь за собой срывы сроков проектов, перерасход бюджетов, текучесть кадров.

Однако практики, знакомые с виртуальной офисной жизнью не понаслышке, убеждают, что подобная организация работы офиса высокоэффективна. Если ее правильно организовать.

Прозрачные бизнес-процессы

Залог успеха при создании виртуального офиса – организация бизнес-процессов, ведь именно они влияют на эффективность в первую очередь, а не организация рабочего пространства. Как правило, если компания не строится с нуля, то бизнес-процессы в ней уже обкатаны, их эффективность неоднократно проверена. Тем не менее стоит назвать основное требование к бизнес-процессам – это максимальная прозрачность для всех участников. Должно быть абсолютно ясно, кто и за что отвечает, к кому обращаться для решения тех или иных вопросов. Зоны ответственности необходимо четко разграничить (что решается на месте, а что в центральном офисе).

Кстати, бизнес-процессы находят свое отражение в финансовой составляющей работы любого предприятия – бюджете, который является своего рода лакмусовой бумажкой. Если все организовано правильно, тогда всем сотрудникам ясно, какие затраты у данного подразделения, на что оно может расходовать бюджет, а на что нет.

Работа с виртуальными сотрудниками

Выше уже упоминалось, что в основном все риски, связанные с виртуальным офисом, относятся к работе с сотрудниками. Здесь нас интересуют три вопроса: подбор персонала, организация коммуникации и система мотивации.

Подбор персонала

Поскольку работать придется удаленно (читай, непосредственно контролировать работу сотрудников не получится), следует еще на этом этапе свести риск принятия на работу недисциплинированных и безответственных людей до минимума. Для этого необходимо более серьезно отнестись к их подбору. Различные тесты – это хорошо, но намного эффективнее в данном случае личная рекомендация от человека, которому вы доверяете и который не будет портить свою репутацию, советуя плохого специалиста. Конечно, бывают ситуации, когда среди круга знакомых (и знакомых их знакомых) такого человека не находится. Тогда ничего не поделаешь – придется идти по пути набора сотрудников при помощи обычных средств – сайтов вакансий и агентств. В этом случае стоит обратить внимание на многие тонкости. Сначала посмотрите, как претендент на должность общается на расстоянии (ведь в дальнейшем связь с ним будет именно удаленная), как справляется с тестовым заданием, укладывается ли в сроки, каковы результаты его тестов, портфолио, рекомендации от прежних работодателей. При подборе фрилансеров следует обратить внимание на специализированные сайты, где можно ознакомиться с отзывами о его работе, оценками выполненных им работ. Начиная работу с новым сотрудником, лучше заранее увеличьте сроки проекта, чтобы успеть заменить человека в случае непредвиденных ситуаций.

Коммуникация

В условиях работы виртуального офиса в распоряжении сотрудников ни много ни мало – целых четыре способа общения: телефон, электронная почта, различные Instant Messenger'ы (системы мгновенного обмена сообщениями типа ICQ) и Task Management System (система управления задачами). Если с первыми тремя в принципе понятно (старайтесь не увлекаться только электронными средствами – телефон позволяет слышать интонации и способствует пониманию, почта более официальна, а мессенджер подразумевает мгновенную реакцию), то о четвертом стоит сказать несколько слов.

Систем управления задачами существует огромное множество – как платных, так и бесплатных, как внутрикорпоративных, так и расположенных на сторонних ресурсах. Конкретный выбор зависит от компании и количества сотрудников, но главное преимущество Task Management System состоит в том, что использование этой системы позволяет видеть целостную картину того, что происходит в офисе. Какие проекты и на какой стадии находятся, как занят каждый участник, какие события предстоят в будущем и т. д. По сути, этот инструмент позволяет планировать работу офиса и значительно облегчает контроль над ней, поэтому специалисты рекомендуют ее широко использовать.

Кстати, помимо общения с каждым сотрудником в отдельности (которые могут находиться и в разных странах и в разных часовых поясах), стоит проводить совместные онлайн-планерки, установив для этого определенное время. Помогут в виртуальном общении веб-камеры и возможность организовывать вебинары.

При организации коммуникации между сотрудниками виртуального офиса следует учесть такой нюанс, как различные часовые пояса. Здесь есть свои плюсы и минусы. Большой плюс в том, что можно набрать персонал в разных часовых поясах и таким образом работать круглосуточно (если взять для примера It-бизнес, то программисты в Индии продолжают работу над тем, что начали программисты в США, или дизайнер в Нью-Йорке готовит слайды для завтрашних презентаций в Киеве, пока там все спят). Еще один плюс – можно привлечь к работе в регионах коренных жителей знакомых с менталитетом, инфраструктурой и прочее. Это, безусловно, очень облегчает открытие филиалов в других странах. В то же время минусом можно считать ситуацию, когда необходимо оперативно решить вопрос, а коллега, который может поспособствовать его решению, находится на другом континенте, где в это время глубокая ночь.

Мотивация

Работа в виртуальном офисе не подразумевает четко установленного рабочего графика, поэтому для достижения результата нужно мотивировать сотрудников по проектной схеме.

Во-первых, необходимо установить четкие правила игры – каждый должен понимать, что является его личным результатом, каков результат работы всей команды и каков вклад каждого в общее дело. Каждый сотрудник должен вознаграждаться соответственно вкладу, что позволит ему четко осознать взаимо-связь: сегодня сделаю это – завтра получу столько-то. Такая схема – неплохой мотиватор, в отличие от выплаты ежемесячной зарплаты (по сути, платы за отработанное время, а не за результат) или премии за проект (проекты реализуются долго, мысль о вознаграждении, которое получишь через год, греет очень мало). Однако все мы – люди, и схема «сделал – получи» работает эффективно при нормальных человеческих отношениях в команде (пусть даже в основном виртуальных). Поэтому не стоит забывать и о нематериальной мотивации: организуйте для сотрудников корпоратив, соберите их на пикник, сделайте сюрприз на день рождения, поздравьте с юбилеем – такой подход создаст благожелательную атмосферу, подкрепив которую материально, можно наладить бесперебойную работу всего механизма.

Сколько можно сэкономить

В стандартные расходы, которые необходимы для открытия и автономной работы любого представительства в регионе, войдут аренда помещения и затраты на его ежемесячное содержание, включая всю необходимую офисную технику. Добавляем к этой сумме зарплату всем штатным сотрудникам (для начала это как минимум офис-менеджер, маркетолог, бухгалтер, технический специалист). Озвучивать стоимость аренды офиса и размеры зарплат (даже в условиях кризиса) не стоит. Так вот, при работе по принципу «виртуального офиса» большая часть этих затрат просто отсутствует. Остаются (и то не в полном объеме) затраты на технику и канцтовары, а также расходы на выплаты фрилансерам. В результате экономия достигает 50%. Хотя справедливости ради стоит заметить, что в некоторых случаях виртуальный офис обходится даже дороже реального – тогда, когда в том или ином регионе нет специалиста нужной квалификации, и привлекать на удаленную работу приходится иностранца (с другой стороны, этот специалист позволяет больше заработать, и это большой плюс).

Также бытует мнение, что работа виртуального офиса менее эффективна (в основном потому, что сложнее контролировать сотрудников). Здесь все зависит от ее организации и системы мотивации. Конкретный пример из практики. Совсем недавно в американский офис одной компании пришло письмо от потенциального партнера из Украины, в котором предлагалось сотрудничество (по украинскому времени оно было отправлено где-то около девяти часов вечера). За то время, пока в Украине была ночь, письмо прошло по должностной (от секретаря до ответственных лиц) и географической (Соединенные Штаты – Россия – Украина) цепочкам, и уже с началом нового рабочего украинского дня оказалось у нас в стране. Буквально через два часа состоялась встреча, в результате которой в рекордные сроки была заключена взаимовыгодная сделка.

Модели виртуально-офисной работы

Виртуальный офис – форма организации компании, объединяющей географически разделенных работников, которые в процессе труда общаются, взаимодействуют при помощи электронных средств коммуникации при минимальном или полностью отсутствующем личном контакте. Часто под виртуальным офисом подразумевают непосредственно интернет-ресурс, который позволяет удаленным сотрудникам общаться. Существуют три возможных модели организации работы виртуального офиса (хотя вполне может быть, что со временем появится что-то новое – прогресс не стоит на месте).

1 Вся команда работает удаленно и не привязана к конкретному географическому расположению – сотрудники могут находиться в разных городах и странах, коммуникация происходит преимущественно через интернет, каждый участник команды работает, где ему удобно – дома, в интернет-кафе, коворкинг-центре и т. д. Такой вариант обычно используется в интернет-бизнесе.

2 Центральный офис все-таки существует, но отдельные сотрудники работают удаленно. Это могут быть как периодически привлекаемые к работе фрилансеры, так и постоянный персонал. Причины работы по этой модели следующие. В первом случае затраты на оплату труда фрилансера намного меньше, чем содержание штатной единицы. Во втором случае этот постоянный сотрудник может быть настолько ценен для компании (например, какой-то технический специалист узкого профиля, которого сложно найти в своем городе), что компания готова на такой вариант сотрудничества, невзирая на определенные риски (о них чуть позже).

3 Компания имеет несколько подразделений, которые географически находятся в разных точках планеты (например, отдел продаж в центре крупного города, а бухгалтерия – на периферии). Такой способ организации работы используется в основном в целях экономии затрат на аренду и содержание большого офиса в дорогих офисных центрах. Точно так же возможен микс-вариант, когда удаленно работают и целые подразделения, и отдельные люди.