Як підвищити ефективність обігу документів

Внутрішній та зовнішній документообіг стає набагато ефективнішим після встановлення спеціальних програмних продуктів. Такі сервіси інтегруються в загальний комплекс автоматизації бізнесу. Деякі модулі мають дуже широкий функціонал, інші ж є вузькоспеціалізованими програмними продуктами.

FREDO ДокМен забезпечує обмін електронними документами між контрагентами систем автоматизації BAS, UA-Бюджет. Цей сервіс надає можливість уникнуть роздруківки та поштового відправлення паперових документів. За його допомогою контрагенти обмінюються такими е-документами типової конфігурації:

• акти виконаних робіт;
• накладні;
• рахунки.

Такий формат потрібен у співпраці з клієнтами, постачальниками, партнерами тощо. Особливо актуальне встановлення даного сервісу при дуже частому обміні типовими документами.

FREDO ДокМен: алгоритм роботи

Програмний продукт працює в рамках системи автоматизації. Він легко встановлюється на ПК. Програма виконує всі дії між контрагентами, які нею користуються. Працювати з сервісом дуже легко. Щоб відправити документ, потрібно виконати декілька простих дій:

• створити документ за шаблоном модуля;
• вивантажити сформований документ у сервіс;
• накласти електронний підпис;
• імпортувати документ адресату.

Система покаже, що контрагент отримав та схвалив чи відхилив документ. Якщо відправку було схвалено, то документ отримує юридичну силу. Відхилення буде у разі наявності помилок.

Всі документи типового формату вивантажуються та завантажуються в сервіс одним натисканням. Така пряма інтеграція економить час для відсилання, та робить процес легким для опрацювання. FREDO ДокМен працює з усіма видами електронних підписів з акредитацією АЦСК, з КЕП та безкоштовними підписами віл ДПСУ. Сервіс стане в пригоді працівникам бухгалтерії, секретарям, менеджерам, обліковцям, керівникам та власникам бізнесів.

Завдання сервісу

FREDO ДокМен сприяє ефективній організації та синхронізації різних відділів компаній. Праця в одній інформаційній базі співробітників бухгалтерії та офісу обліку спрощує роботу. Сервіс надає гарантії надійного передавання документів, захист їх за допомогою електронного підпису. Пряма інтеграція забезпечує швидку відправку та отримання документів. При потребі функціонал модуля можна удосконалити, підлаштувавши його під конкретну компанію.

Які переваги надає сервіс:

• мінімізація помилок під час формування документів;
• погодження та підпис кореспонденції в зручний час;
• легкий доступ до програми з будь-якого місця.

Автоматизація документообігу дозволяє заощаджувати кошти компанії завдяки припиненню витрат на канцелярію та кур’єрів. Значно знижується навантаження на персонал, спрямовуючи їх обов’язки більш ефективно. При електронному документообігу пришвидшується ухвалення важливих рішень, що підвищує продуктивність роботи. Відправка документів знаходиться на строгому контролі, тому як в системі видно статус документу. FREDO ДокМен стане ідеальним рішенням при частому обміні документами з користувачами системи.