Офис на диване. Как наладить работу из дома и не растерять команду

Точка зору

Стоило прокатиться по планете пандемии коронавируса, и тема удаленной работы, вокруг которой ломалось множество копий еще лет 5-10 назад, вновь стала необычайно актуальной. Многие офисные сидельцы восприняли отправку домой на карантин практически как внеплановый отпуск, однако для их начальства все это обернулось головной болью. Наладить эффективную работу в ситуации, когда к нужному сотруднику нельзя просто подойти и обсудить какой-то вопрос, оказалось очень непросто. 

“У нас сейчас вся компания перешла на удаленную работу, совещания проводим в онлайне по Google Hangouts. Но многим людям потребовалось время, чтобы перестроиться на другой темп работы, — сказал  директор по дизайну международного технологического холдинга TECHIIA Иван Роговченко. — Не у всех получалось в первые дни выдавать тот же результат, который они выдавали в офисе. Кто-то поздно просыпается, у кого-то дети, кто-то захотел сериал посмотреть... Казалось бы, времени без учета дороги на работу будет больше, — а его оказывается даже меньше. Но постепенно вся команда дизайнеров и разработчиков — это человек 150 — начала работать слаженно”. 

Как оказалось, самый серьезный ограничительный фактор при переходе на работу из дома — это самодисциплина. У очень многих работников настолько плохо дело в этом плане, что работать не в офисе у них просто не получается. Добавим сюда “фактор детей” (мало какой родитель не сможет отвлекаться на своего ребенка, тем более что школы и детсады на карантине), а также “фактор родителей”: люди старшего возраста обычно воспринимают само нахождение человека дома как то, что он в данный момент не работает. Отсюда это бесконечное: “Сходи в магазин, все равно дома сидишь, уставился в этот свой компьютер!”. 

“Мы уже имели опыт организации удаленной работы, поэтому когда стало ясно, что в Украине придется работать в условиях карантина, мы составили для работников специальную инструкцию или, скорее, набор советов, помогающих выстроить рабочий день, не отвлекаться на семью и котиков, не прокрастинировать и при этом вовремя выключить компьютер и “уйти с работы домой”, — сказала HR-менеджер украинского представительства международной аудиторской компании Kallen Audit Дарья Величко. — Главное, нужно организовать комфортное рабочее место: в идеале, изолированное помещение, где есть стол, стул, компьютер и минимум шума. Также рекомендуется избегать кухни, чтобы не отвлекаться на постоянные приемы пищи. Лучше заранее, перед началом рабочего дня, обеспечить рабочее место необходимой жидкостью — чай, кофе, чтобы не отвлекаться от работы. Также мы рекомендовали изначально договориться с домашними о том, что, скажем, с 9:00 до 18:00 вы работаете. Продумать групповые правила: шутливо и серьезно, с листочками на дверях: “Мама/папа на работе”. Если на карантине оказались сразу двое-трое взрослых, которым приходится работать из дома, а рабочий угол, компьютер всего один, не нужно стесняться сказать об этом работодателю”. 

Другие менеджеры, с которыми общался обозреватель “Деловой столицы”, говорили о том, как важно наладить взаимодействие с коллегами, завести новые рабочие привычки. К примеру — каждое утро созваниваться и обсуждать планы на день, или устраивать планерки по видеосвязи. Но главное — понять, что удаленка совсем не похожа на работу в офисе. Это принципиально другое, и мало кто знает, как действовать правильно. Поэтому многие советуют обсудить с коллегами и предложить свои правила игры, которые устроят всех. 

“И, конечно, никакой работы из кровати. Дело даже не в продуктивности. Все места, куда вы притащите работу, будут ассоциироваться с работой, поэтому крайне важно разграничить пространство”, — заметил один из HR-менеджеров. 

Впрочем, далеко не всегда все сводится к решению каких-то вопросов сферы IT или бытовых проблем удаленного работника.

 “Мы решали прежде всего правовые аспекты. В техническом плане как раз все оказалось довольно просто: через сайт компании со входом по паролю для удаленных работников. Мы подобное практиковали и раньше, так что тут трудностей не возникло. Но они возникли с рядом юридических вопросов, — рассказала офис-менеджер одной из украинских страховых компаний Наталья Иноземцева. — Оказалось, наниматель не вправе своим решением ввести карантин в компании. Объявление карантинных мероприятий того или иного масштаба — прерогатива исключительно государства. Наниматель не вправе своим единоличным решением отправить сотрудников работать удаленно (например, из дома), требуется формальное согласие работников. Если работник не против работы в таком режиме, от него потребуется заявление и подписание дополнительного соглашения к трудовому контракту. Нанимателю нужно будет издать приказ об установлении дистанционной работы”. 

Конечно, далеко не все работники могут трудится дистанционно (рабочие производств, розничной торговли и пр.). Им можно предложить варианты ухода в социальный отпуск без сохранения заработной платы (по заявлению работника), либо с частичным сохранением зарплаты (по инициативе нанимателя с письменного согласия работника с учетом необходимости временного приостановления работ). Возможен также вариант предоставления трудового отпуска, но если он не совпадает с графиком отпусков, то опять же потребуется согласие работника. Наниматель может объявить простой, но тут потребуется сохранить за работниками не менее 2/3 заработной платы и обосновать причины производственного или экономического характера. 

Есть и промежуточные варианты, когда производственный процесс можно распределить по домам. 

“Мы изготавливаем бижутерию и украшения (браслеты) в стиле hand-made, и у нас на производстве очень много мелкой ручной работы. При этом мы и прежде активно привлекали к работе инвалидов, сидящих по домам, так что у нас был опыт: привезти материалы, перекинуть заготовки, забрать готовое, скоординироваться. Теперь же пришлось всех мастеров отправить работать по домам, — рассказала старший менеджер дизайнерской фирмы Art Outdoor Оксана Запольская. — Тут мы столкнулись с необходимостью организовать доставку всего необходимого, обеспечить рабочий процесс. Пришлось воспользоваться специальными онлайн-сервисами по маршрутизации. Они позволяют автоматически выстраивать оптимальные маршруты благодаря специальным алгоритмам. В итоге мы смогли распределить доставки так, чтобы не пришлось увеличивать число курьеров или машин”. 

В числе других рекомендаций, которыми поделились собеседники “Деловой столицы”: заглянуть в раздел договоров “форс-мажор” или “прочие условия”, которые часто просто игнорируются и подписываются не глядя. Основной вопрос: можно ли Covid-19 считать форс-мажором, а значит — достаточным основанием для неисполнения своих обязательств перед деловыми партнерами, банками, работниками, государством без штрафных санкций и негативных последствий. 

Также — попробовать договориться с арендодателем на снижение арендной платы на период карантина. Ведь здание эксплуатируется значительно меньше, если сотрудники сидят по домам. 

Проверить весь комплект рабочих ресурсов, которые используют сотрудники. Будут ли работать в удаленном режиме компьютеры, доступы к данным, средства коммуникации? Попробовать собрать в голове весь контур рабочего процесса и понять, на каких этапах могут возникнуть сложности. 

Приготовиться к тому, что некоторым сотрудникам понравится работать на удаленке, и даже после стабилизации ситуации они либо попросят изменить график работы (например, три дня в офисе, а два — дома), либо вообще будут искать новую работу, чтобы трудиться из дома. Менеджер должен учитывать вероятность того, что часть коллектива придется оперативно заменить. 

Очень важно озаботиться информационной безопасностью — риски для нее неизбежно возникают, когда сотрудник работает со своего компьютера и за пределами корпоративной локальной сети. Именно поэтому, кстати, так трудно перевести на удаленку банковских работников. 

Подобной ситуации еще не было в опыте украинского бизнеса. Это новая реальность. Готовых рецептов нет, компетенций тоже. По большому счету, все это придется нарабатывать здесь и сейчас. 

Денис ЛАВНИКЕВИЧ

Новини

20 Травня 2022

Встановлена ​​потужність відновлюваних джерел енергії у Китаї стрімко зросла за перші чотири місяці 2022 року

ЄБРР дасть Нафтогазу 300 млн євро кредиту на закупівлю газу

Ірландія працює над конфіскацією російських активів для передання на користь України

Україна отримала 600 млн евро макрофіндопомоги ЄС

Русал п'ятий рік поспіль не платитиме дивіденди акціонерам

Європейські металурги розкритикували плани Єврокомісії щодо відмови від російського газу

Турція наростили імпорт чавуну з України

У квітні українські трубні підприємства збільшили обсяги виробництва

Каметсталь розпочала капремонт на дільниці агломашини № 7

В НБУ назвали умови для повернення до вільного курсу гривні

Україна отримала від ЄЧ чергові 600 млн євро макрофінансової допомоги

Виробник алюмінієвої продукції Arconic продасть бізнес у РФ

Країни G7 домовились виділити Україні допомогу у 19 млрд дол

Vallourec покращів фінансові показники завдяки зростанню попиту на труби в Америці

США та Великобританія надали Україні грантову підтримку на 504 млн євро

У квітні Україна повернулась до негативного сальдо зовнішньої торгівлі товарами

ВСІ НОВИНИ ⇢